La implantación del cuadro de mando integral en el sector portuario
Resumen
El objetivo de este documento es analizar el proceso de implantación del Cuadro de Mando Integral, mediante el estudio del caso de la Autoridad Portuaria de Valencia (APV). Esta institución una vez elaboró su primer Plan Estratégico y las actualizaciones que se fueron realizando del mismo, inició el proyecto de implantación del Cuadro de Mando Integral. El alcance de ese proyecto requirió de una actuación combinada en tres importantes áreas que posibilitaron el correcto desarrollo de la implantación del Cuadro de Mando Integral en la APV: 1) la elaboración del mapa estratégico; 2) la implantación tecnológica; y, 3) la gestión de la estrategia.
Elaboración del Mapa Estratégico
El proceso seguido en la APV para la implantación del Cuadro de Mando Integral tiene su origen en la existencia de un Plan Estratégico, y en base al mismo se confeccionó el Mapa Estratégico. Para ello, se realizó inicialmente una presentación a los miembros del equipo directivo de la Autoridad Portuaria del proyecto de implantación del Cuadro de Mando Integral, así como se les dio una formación específica en esta metodología. A continuación, se llevó a cabo una revisión y adaptación a las particularidades de la APV de las líneas estratégicas y de las perspectivas del Mapa Estratégico común del Sistema Portuario de Titularidad Estatal; seguido de un proceso por el cual se definieron y establecieron los objetivos estratégicos y las relaciones causa-efecto entre estos. Elaborándose unos indicadores que permitiesen la medición de los distintos objetivos estratégicos y operativos, así como las correspondientes metas a alcanzar por cada uno de estos indicadores en los próximos periodos; y finalmente se asignaron los responsables para cada uno de los objetivos estratégicos y operativos del Mapa Estratégico.
Implantación Técnica
En esta etapa se llevaron a cabo tareas específicas vinculadas al proceso de implantación tecnológica de la herramienta informática que soporta el Cuadro de Mando Integral. Los principales hitos alcanzados en este proceso fueron: a) se configuró la herramienta informática; b) se definieron los principales interfases para obtener información de las bases de datos; c) se llevó a cabo la formación a los usuarios de esa herramienta; d) se efectuó la automatización de la obtención y cargas de datos en la misma; e) se adquirieron nuevos Sistemas de Información Integrados (ERP) y aplicativos de Business Inteligencie que permitieron la automatización de la obtención de determinados indicadores; y, f) se diseñaron las fichas de definición y seguimiento de los objetivos estratégicos, operativos y las iniciativas.
Gestión de la Estrategia
Para que se consiguiese una integración efectiva fue necesario que la construcción del Mapa Estratégico y la implantación de la herramienta informática pasasen a formar parte del proceso de gestión de la organización, lo cual implicó: a) que se hiciese operativa la estrategia mediante la sincronización de la visión del largo plazo (estrategia) con la visión del corto plazo (operaciones); b) que se utilizase como guía en las reuniones ejecutivas de seguimiento del negocio y en la toma de decisiones; c) que se favoreciese el diálogo estratégico entre los miembros de la APV y se potenciase el trabajo en equipo para la consecución de los objetivos finales; y, d) que se transformase en un elemento a considerar para la asignación de recursos y la priorización de iniciativas a emprender. En la etapa Gestión de la Estrategia, se utilizó el modelo del Cuadro de Mando Integral como guía central en las reuniones de seguimiento estratégico del negocio; con el fin de favorecer el diálogo estratégico entre los integrantes de la organización y potenciar el trabajo en equipo para la consecución de los objetivos finales de la APV; y, ser un elemento a considerar para la asignación de recursos y para la priorización de iniciativas a abordar. Para su consecución, fue esencial efectuar las siguientes actividades: 1) definir mecanismos (Comités) para el seguimiento de la estrategia y la toma de decisiones; 2) definir y lanzar el proceso de obtención de datos, carga de estos últimos y evaluación de objetivos e implantación de la herramienta informática; 3) informar con periodicidad a la alta dirección de los principales resultados conseguidos; y, 4) integrar el proceso actual de asignación de recursos y definición de objetivos operativos con el Cuadro de Mando Integral
La Gestión de la Estrategia requirió en la APV de una estructura funcional que facilitase dicha gestión y el seguimiento de su evolución; creándose la Oficina de Gestión Estratégica integrada en las funciones de la Dirección del Área de Planificación Estratégica de la APV, la cual tiene el papel de gestionar la estrategia, tanto en el proceso de elaboración como de su seguimiento.
Para finalizar, hay que destacar, de acuerdo con la experiencia de la APV, que el éxito del modelo de implantación del Cuadro de Mando Integral se consigue si se cumplen los principios que se exponen en la figura adjunta.
Sobre el autor
Arturo Giner Fillol
Formación: Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universidad de Valencia (España). Master en Gestión Portuaria y Transporte Intermodal ICAI – ICADE por la Universidad Pontificia de Comillas (España). Diversos diplomas y cursos realizados en el IESE, Instituto de Empresa, Universidad de Valencia, The London School of Economics and Political Science, Ilustre Colegio de Economistas de Valencia, etc.
Experiencia: Director de Área Profesional de AICOGestión – pAICO – Servicios desde octubre de 2021. Chief Financial Officer de la Autoridad Portuaria de Valencia-Valenciaport (España) desde enero de 1993 hasta septiembre de 2021. Con experiencia en áreas relacionadas con la Contabilidad Financiera, Contabilidad de Costes, Contabilidad de Gestión y Directiva, Gestión de Activos Fijos, Gestión de Compras y Almacenes, Gestión Presupuestaria, Tesorería y Evaluaciones Financieras y Económicas de Proyectos de Inversión.
Profesor del “Master en Contabilidad, Auditoría y Control de Gestión”, “Master en Finanzas y Control de Gestión” y “Master SAP S/4 HANA Finance & Controlling”y “Master en Contabilidad, Auditoría y Control de Gestión” de la Universidad de Valencia (España), Profesor del Master en Gestión Portuaria y Transporte Intermodal ICAI-ICADE y Universidad Politécnica de Valencia, edición España, Argentina, Colombia, México y Panamá. Ha participado en Proyectos de la Unión Europea de Hermanamiento (Twinning) con puertos de Polonia. Profesor del Programa de Capacitación Portuaria TrainForTrade de la UNCTAD.
Premio del año 2019 a los “100 Mejores Directores Financieros de la Década de España”. Revista Actualidad Económica, junio 2019, número 2852. www.actualidadeconomica.com
Ponente del documento de Contabilidad de Gestión del Sistema Portuario de Titularidad Estatal Español, en la Comisión de Contabilidad de Gestión de AECA.
Coautor de cuatro libros sobre contabilidad de gestión y de costes relacionados con el sector portuario.
• “Cálculo y gestión estratégica de costes portuarios”. Versión OPEN ACCES https://issuu.com/fundacionvalenciaport/docs/gesti__n_costes_portuarios. Editado en 2015. ISBN: 978-84-940351-7-3.
• “Gestao Portuária: com caso práctico no Porto de Valência (Valenciaport). http://www.insular.com.br/loja3/advanced_search_result.php?keywords=GESTAO+PORTUARIA&search_in_description=1&osCsid=UYwR6kWib%2CPhPdGlB1X3u3&x=0&y=0
Editado en 2013. ISBN: 978-85-7474-634-9.
• “Contexto y Tendencias de la Contabilidad de Gestión en el Sector Portuario”. Editado en 2010. ISBN: 978-84693-4575-7.
• “Casos prácticos de contabilidad de costes del sector portuario”. Editado en 2016. ISBN: 978-84-617-5120-4.
Ha publicado diversos artículos sobre contabilidad y control de gestión y de costes, planificación estratégica, etc., en diversas revistas y congresos internacionales.
